RONARSOFT

Sistem Informasi Kendali Dokumen

Manajemen dokumen merupakan salah satu disiplin ilmu manajemen konten yang tertua.

Sistem Informasi Kendali Dokumen atau sering disebut Document Management System (DCS) pada dasarnya lahir dari kebutuhan untuk mengelola jumlah informasi yang berkembang yang diciptakan dalam suatu organisasi. Dalam dunia nyata di mana hanya informasi hardcopy yang ada dan selalu ada batas fisik untuk jumlah informasi yang dapat disimpan dan diambil. Dengan adanya perangkat lunak pengolah dokumen, telah menjadi bagian intrinsik dari sebagian besar organisasi karena mereka berusaha untuk mengelola sejumlah besar data yang mereka kelola. Pada tingkat yang paling sederhana – semua pengguna yang memiliki PC yang mengatur folder mana mereka menyimpan file docs, PDF, presentasi PowerPoint, Excel spreadsheet dll. Secara efektif pula menghasilkan struktur dokumen folder dasar untuk memungkinkan mereka dengan mudah menyimpan dan mengambil isi dokumen.

Dokumen sistem manajemen dirancang dari bawah ke atas untuk membantu seluruh organisasi dalam mengelola penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan berakhirnya suatu informasi yang disimpan sebagai dokumen. Tidak seperti struktur file pada PC, DMS berkisar sebagai repositori terpusat yang digunakan untuk mengelola penyimpanan suatu jenis informasi yang bisa menjadi nilai bagi organisasi – dan melindungi terhadap kerugian yang sama.
Sebagai konten yang disimpan dalam DMS biasanya bersifat mandiri (tidak dapat diasumsikan bahwa memiliki hubungan dengan informasi yang tersimpan lainnya) yang dirancang dengan baik sistem manajemen dokumen dapat mencari dan berbagi informasi dengan mudah. Hal ini dilakukan melalui perangkat pencarian canggih – dan menambahkan skema klasifikasi atau taksonomi untuk informasi dokumen yang disimpan.